Registra préstecs d’equip amb un codi de barres i una llista compartida
Un portàtil surt cap a una visita, una càmera passa a comunicació i un adaptador acaba dins una motxilla. Al cap d’uns dies apareix la pregunta habitual: qui el té? La resposta acostuma a viure entre una conversa de Teams, un full d’Excel que ningú ha actualitzat i la memòria d’algú que avui no treballa.
Power Apps permet convertir aquest moment en un gest breu: escanejar l’etiqueta del dispositiu, identificar la persona que se l’emporta i marcar una data prevista de retorn. La informació queda centralitzada a Microsoft Lists, accessible des del mòbil i prou senzilla perquè formi part de la rutina real.
L’objectiu no és construir un sistema patrimonial complet. És evitar la decisió precipitada de comprar de nou un material que ja és a l’empresa, simplement perquè ningú sap on para.
Una llista clara abans de crear l’app
Crea a Microsoft Lists una llista anomenada Préstecs de material. Afegeix-hi aquestes columnes:
- Codi d’actiu: una línia de text, on desaràs el valor de l’etiqueta.
- Material: una línia de text, com ara “MacBook Air M2” o “Projector Epson”.
- Persona responsable: columna de Persona.
- Data de retorn: data.
- Estat: opció amb “Disponible”, “Prestat” i “Retornat”.
- Observacions: diverses línies de text.
Cada peça necessita una etiqueta amb codi de barres o QR. Pot ser la que ja incorpora el fabricant o una etiqueta interna creada amb el codi que feu servir a l’inventari. La coherència importa més que el tipus d’adhesiu: un codi ha d’identificar un sol objecte.
Des de la llista, tria Integra > Power Apps > Crea una aplicació. Power Apps generarà una app de pantalla única, adaptable a ordinador i mòbil, amb consulta, detall i edició dels registres connectats a la llista.
Afegeix l’escàner i simplifica el préstec
Obre l’app editada i incorpora el control Lector de codis de barres des d’Insereix > Multimèdia. Aquest control obre el lector natiu en dispositius Android, iOS i Windows. En un telèfon, la persona enfoca l’etiqueta i evita teclejar codis llargs o confondre un 0 amb una O.
Situa el lector a la part superior del formulari i afegeix una etiqueta amb una instrucció directa: “Escaneja el material abans de sortir”. Després, configura l’acció d’escaneig perquè ompli el camp Codi d’actiu amb el valor detectat. Pots conservar també una entrada de text manual: resulta útil quan una etiqueta està ratllada o el dispositiu no té càmera disponible.
Ordena el formulari segons l’ordre natural de l’acció: codi, material, responsable, retorn i observacions. Deixa Estat amb el valor inicial “Prestat”. Quan el material torna, l’equip localitza el registre, actualitza l’estat a “Retornat” i elimina o revisa la data prevista.
Aquest detall de disseny té conseqüències pràctiques. La persona que fa el préstec veu primer allò que pot escanejar, després allò que ha de decidir. El formulari acompanya la feina en lloc de reproduir l’ordre tècnic de les columnes.
Per publicar l’app, desa-la i comparteix-la amb les persones que gestionen o retiren material. També han de tenir permisos sobre la llista, perquè Power Apps respecta l’accés a la font de dades.
Aquest cas funciona amb Microsoft Lists o SharePoint i connectors estàndard. Les capacitats incloses amb una llicència de Microsoft 365 poden variar segons el pla de l’organització; les connexions premium o una app basada en Dataverse poden requerir llicències addicionals.
El repte d’avui
Escull tres objectes que sovint canvien de mans —un portàtil, una càmera i un projector—, etiqueta’ls i crea la llista amb les sis columnes. Després, genera l’app i prova un préstec real des del mòbil. Si el registre triga menys d’un minut, ja tens un hàbit que estalvia moltes cerques.