Fes que un flux reaccioni a una transició d’estat, no a qualsevol edició.
Una llista d’incidències comença ordenada i acaba sorollosa amb una facilitat desconcertant. Algú canvia la descripció, adjunta una captura o corregeix un responsable; el flux detecta la modificació i envia un avís a Teams. Al cap d’una setmana, el canal acumula missatges que descriuen moviment, però amaguen les decisions que demanen resposta.
La idea pràctica és senzilla i exigent alhora: configura el flux perquè detecti un canvi de camp, no només que l’element s’ha modificat. Si l’estat passa a “A punt per revisar”, avisa. Si algú modifica qualsevol altra dada, el flux calla.
Aquesta pauta necessita una llista de SharePoint o Microsoft Lists amb control de versions actiu, perquè l’acció Get changes for an item or a file (properties only) compara les propietats entre dues finestres de canvi. Aquesta acció només detecta canvis de columnes; no interpreta canvis en adjunts ni en el contingut d’un fitxer. (learn.microsoft.com)
També et cal permís per editar la llista i per crear el flux, a més d’una connexió amb accés de lectura a la llista i de publicació al canal de Teams. El connector de SharePoint i el de Teams són estàndard; moltes llicències de Microsoft 365 permeten fluxos amb connectors estàndard, mentre que els connectors premium exigeixen una llicència diferent. (learn.microsoft.com)
El flux que vigila una transició
Suposem una llista de peticions amb les columnes Títol, Estat, Responsable i Prioritat. Defineix els estats com un vocabulari estable: “Esborrany”, “En curs”, “A punt per revisar” i “Tancada”. La precisió aquí és funcional: un flux no entén intencions, avalua valors.
-
Crea un flux automatitzat amb el desencadenador de SharePoint When an item or a file is modified. Tria el lloc i la llista correctes. Aquest desencadenador és preferible al de creació o modificació quan vols observar transicions posteriors.
-
Afegeix l’acció Get changes for an item or a file (properties only). Indica el mateix lloc, la mateixa llista i l’ID procedent del desencadenador. Als camps Since i Until, selecciona respectivament Trigger Window Start Token i Trigger Window End Token.
-
Incorpora una condició amb dues comprovacions, unides per AND:
- Has Column Changed: Estat és igual atrue.
- Estat Value és igual aA punt per revisar. -
Només a la branca afirmativa, publica el missatge de Teams amb el títol, el responsable, la prioritat i l’enllaç directe a l’element. Evita actualitzar l’element des del mateix flux: una escriptura innecessària crea una nova modificació i complica el diagnòstic.
El mecanisme té una conseqüència valuosa: el missatge representa un fet de negoci concret —l’entrada a revisió—, no una activitat genèrica. Microsoft documenta que els tokens de finestra del desencadenador permeten inferir quines columnes han canviat; també adverteix que el servei pot agrupar més d’un canvi entre execucions. (learn.microsoft.com) Per això convé provar el flux amb edicions consecutives i decidir quin estat final activa l’avís.
Un cas realista
La Laia actualitza una petició de compra: primer afegeix el pressupost, després assigna el responsable i finalment canvia l’estat a “A punt per revisar”. L’equip rep un únic avís, en el moment en què pot actuar. Si l’endemà corregeix una errada tipogràfica, el canal conserva el silenci i la petició continua localitzable a la llista.
El petit repte d’avui: agafa un flux que enviï massa avisos, identifica el camp que expressa la transició real i substitueix la condició genèrica per una detecció de canvi de columna. Després, modifica un camp secundari i comprova que el flux manté el criteri.