Tipus de contingut per començar cada document amb el context correcte
En una biblioteca de projecte, el problema rarament és trobar un PDF. El problema apareix quan cal saber si aquell PDF és una proposta vigent, un contracte signat o una versió que algú va desar amb pressa un divendres a última hora. Les carpetes ajuden a començar, però quan acumulen nivells, excepcions i còpies, obliguen cada persona a recordar una geografia que només existeix al cap d’algú.
Els tipus de contingut de SharePoint resolen una part important d’aquest desgast: fan que el document neixi amb una identitat. Cada tipus pot associar una plantilla, unes metadades pròpies i unes regles de gestió diferents. Així, el menú Nou deixa de crear documents genèrics i passa a oferir, per exemple, «Proposta comercial», «Contracte» o «Acta de reunió». (support.microsoft.com)
Imaginem una biblioteca compartida per l’equip comercial i el d’operacions. Hi conviuen propostes, contractes i actes de seguiment. En lloc de crear tres arbres de carpetes paral·lels, crea un tipus de contingut per a cada document que tingui un cicle de vida propi. Per a «Contracte», incorpora les columnes Client, Data de venciment, Responsable i Estat de signatura. Per a «Proposta», conserva Client, Import orientatiu i Data d’enviament. L’objectiu no és etiquetar-ho tot: és registrar les poques dades que permeten decidir, filtrar i trobar.
Abans de configurar-ho, valida tres condicions. Necessites llicència que inclogui SharePoint Online i accés al lloc on treballarà la biblioteca. Per crear un tipus de contingut de lloc cal disposar de Control total sobre el lloc; per afegir-lo a una biblioteca, com a mínim, del permís de disseny. Si fas servir metadades administrades com ara una taxonomia comuna de clients o àrees, la creació i configuració de columnes de lloc requereix permisos d’administració de la col·lecció de llocs. (support.microsoft.com)
El muntatge requereix criteri, més que molts clics:
- Crea primer les columnes reutilitzables al nivell de lloc. «Client» i «Responsable» solen servir a més d’un tipus; «Data de venciment» pertany només als documents que caduquen.
- A Configuració del lloc > Tipus de contingut del lloc, crea «Contracte de client» a partir del tipus pare de document. Afegeix-hi les columnes necessàries i marca com a obligatoris només els camps que bloquegen una decisió posterior.
- Associa-hi la plantilla corporativa si el contracte sempre parteix d’una mateixa estructura. SharePoint carregarà aquesta plantilla quan l’usuari seleccioni el tipus corresponent. (support.microsoft.com)
- Activa la gestió de diversos tipus de contingut a la biblioteca i afegeix-hi els tipus creats. Ordena el menú Nou perquè les opcions habituals quedin primeres. (support.microsoft.com)
- Crea vistes orientades a una pregunta real: «Contractes que vencen en 90 dies», «Propostes pendents de resposta» o «Documents per responsable».
Aquí apareix el matís avançat: evita les columnes multivalor quan la vista hagi d’ordenar per aquell camp. SharePoint limita l’ordenació en columnes de metadades administrades amb diversos valors. També convé mantenir el conjunt de termes tancat per a camps que alimenten informes, com ara l’estat contractual; si permetes valors lliures, «Signat», «signat» i «OK» acabaran descrivint el mateix fet amb tres lectures diferents. (support.microsoft.com)
La decisió important és de disseny. Les carpetes poden conservar una utilitat operativa o de seguretat, però SharePoint recomana evitar estructures amb més d’un o dos nivells perquè dificulten la descoberta. Les metadades, en canvi, permeten filtrar, ordenar i cercar sense moure el document del seu lloc. (learn.microsoft.com)
Repte d’avui: identifica un document que el vostre equip crea sovint i que sempre necessita dues o tres dades de context. Dibuixa’n el tipus de contingut en un paper: nom, plantilla, camps obligatoris i una vista que respongui una pregunta concreta. Si la proposta no fa més fàcil crear i recuperar documents, encara té massa camps.