Construeix a Copilot Studio una consulta interna útil i acotada
Hi ha una escena molt repetida a les organitzacions: algú necessita saber com tramitar una compra, preparar una alta de proveïdor o gestionar una incidència. Recorda que el procediment existeix, fins i tot que és a SharePoint, però no sap en quina carpeta viu ni quina de les tres versions és la vigent. Acaba preguntant pel Teams. Una persona respon de memòria. I el procés torna a començar.
Copilot Studio permet construir un agent intern per consultar una font de coneixement concreta de SharePoint. La idea té força quan s’aplica amb contenció: en lloc de connectar-hi tot el portal corporatiu, connecteu una carpeta petita, cuidada i amb documents que realment expliquin un procés. L’agent es converteix en una porta d’entrada conversacional a aquell coneixement.
Imaginem l’equip d’administració d’una empresa de cinquanta persones. Té una carpeta de SharePoint anomenada Procediments de compres, amb el circuit d’aprovació, una guia per crear comandes i un document sobre proveïdors nous. La responsable rep sovint preguntes com ara: «Quin import necessita dues ofertes?» o «Què he d’adjuntar abans d’enviar la petició?».
El flux de treball pot ser així:
-
Delimiteu una pregunta de negoci. No comenceu per “fer un xatbot”. Comenceu per un conjunt de dubtes freqüents i repetitius. En aquest cas: consultes sobre compres internes.
-
Prepareu la carpeta abans de connectar-la. Reviseu títols, retireu duplicats i deixeu clara la data de revisió dins de cada document. Copilot Studio recupera contingut, però la qualitat de la resposta depèn de l’ordre i la precisió del material original.
-
Creeu un agent a Copilot Studio i afegiu SharePoint com a coneixement. A la secció de coneixement, seleccioneu SharePoint i enganxeu l’URL de la carpeta o del lloc que voleu fer consultable. Escriviu una descripció concreta, per exemple: “Procediments vigents per tramitar compres internes, homologar proveïdors i preparar documentació d’aprovació”.
-
Acoteu el terreny de joc. Desactiveu la cerca web i el coneixement general si voleu que l’agent respongui únicament a partir d’aquella documentació. Aquesta decisió evita respostes plausibles però alienes al vostre procediment. Si no troba base documental, és preferible que reconegui el límit.
-
Proveu preguntes bones i preguntes incòmodes. Feu-li tres consultes que sapigueu respondre, una formulada amb vocabulari informal i una altra sobre una excepció. Si confon documents, reviseu primer els títols, el contingut duplicat i l’abast de la carpeta abans de retocar instruccions.
El detall important és el disseny de permisos. L’agent consulta SharePoint en nom de la persona que pregunta i respecta els seus permisos de lectura. Això permet publicar-lo en entorns com Teams sense convertir-lo en una drecera cap a documents reservats. També implica que dues persones poden rebre respostes diferents davant la mateixa pregunta si no tenen accés al mateix contingut.
Hi ha límits que convé assumir des del principi. L’agent cerca dins de l’URL registrat i les seves subcarpetes; els enllaços que apareixen dins d’un document no amplien automàticament el seu abast. Les carpetes massa grans, amb procediments antics o textos contradictoris, empitjoren la recuperació i poden afegir latència. També cal revisar la llicència: una llicència de Microsoft 365 no implica necessàriament capacitat per crear i publicar agents de Copilot Studio.
El repte d’avui és senzill: localitzeu una carpeta de SharePoint amb tres documents útils i vigents, escriviu les cinc preguntes que més rep el seu responsable i construïu un agent de prova només per respondre-les. Si resol dues consultes reals sense obrir deu pestanyes, ja heu trobat una millora que mereix créixer.