Converteix una rutina de safata d’entrada en una acció repetible
Hi ha correus que demanen resposta, correus que només cal consultar i correus que convé conservar perquè expliquen una decisió. El problema apareix després: un missatge ja resolt continua a la safata d’entrada, barrejat amb allò que encara reclama atenció. Quan això passa cada dia, la safata acaba funcionant com un arxiu desordenat i com una llista de pendents alhora. I cap de les dues coses no acaba de fer bé.
Outlook incorpora els Passos ràpids, una funció que encadena accions sobre un correu amb un sol clic. Per exemple, pot marcar un missatge com a llegit i moure’l a una carpeta concreta. És una petita automatització personal: no cal programar res ni configurar cap flux complex.
Imaginem la Laia, que rep moltes confirmacions de proveïdors. Quan les ha revisat, vol conservar-les a la carpeta Compres 2026, però sense deixar-les ocupant espai visual a la safata. Fins ara obria el correu, el marcava com a llegit i el movia manualment. Amb un Pas ràpid, aquesta seqüència queda preparada una vegada i s’aplica sempre igual.
-
Crea una carpeta per als correus resolts. A Outlook, a la columna esquerra on apareixen la Safata d’entrada i les carpetes, fes clic amb el botó dret sobre la bústia i tria l’opció per crear una carpeta. Anomena-la, per exemple, Confirmacions revisades. El nom importa: ha d’explicar què hi trobaràs sense haver d’obrir-la.
-
Obre la gestió de Passos ràpids. Ves a la secció Correu d’Outlook. A la pestanya Inici, localitza Passos ràpids i selecciona Gestiona els passos ràpids. En el nou Outlook i a Outlook a la web, aquesta opció apareix al menú desplegable de Passos ràpids.
-
Crea el teu primer Pas ràpid. Selecciona Nou Pas ràpid i escriu un nom clar, com ara Arxiva confirmació. Aquest nom apareixerà després al menú; convé que descrigui l’acció amb un verb concret.
-
Defineix les accions. A Tria una acció, escull Mou a la carpeta i selecciona Confirmacions revisades. Després prem Afegeix una altra acció i escull Marca com a llegit. Desa la configuració. A partir d’aquí, cada correu seleccionat passarà a la carpeta indicada i deixarà de comptar com a pendent de lectura.
-
Prova’l amb un missatge poc delicat. Selecciona una confirmació que ja hagis gestionat i aplica Arxiva confirmació. Comprova que el correu és a la carpeta correcta. Outlook permet assignar dreceres de teclat a alguns Passos ràpids, però el clic ja resol la majoria de casos al començament.
Aquesta pràctica funciona especialment bé quan la mateixa mena de missatge rep sempre el mateix tractament: factures validades, avisos automàtics, peticions ja contestades o comunicacions internes informatives. Evita incloure-hi accions irreversibles, com suprimir definitivament un correu: els Passos ràpids poden executar diverses accions seguides i Outlook no les desfà amb Ctrl+Z.
Petit repte: abans d’acabar l’esmorzar, crea un Pas ràpid per a una categoria de correus que ja gestiones cada setmana. Durant cinc dies, utilitza’l cada vegada que aparegui. Divendres podràs mirar la safata amb una pregunta més neta: què queda realment per fer?