Classifica contactes amb una paraula clau i recupera’ls sense cercar-los un a un
Hi ha contactes que coneixem bé i, precisament per això, es perden entre centenars de targetes. Un client que cal trucar al novembre, una proveïdora que només treballa en certa temporada, les famílies inscrites en una activitat o les persones que han demanat pressupost. El nom hi és, el telèfon també, però manca una manera simple de recuperar el conjunt quan arriba el moment.
L’app Contactes del Mac permet crear una llista intel·ligent: una llista que es construeix sola a partir d’una condició. Per exemple, pot mostrar tots els contactes que contenen la paraula seguiment al camp Nota. La llista s’actualitza cada vegada que afegeixes o elimines aquesta paraula d’una fitxa. Així, el criteri queda incorporat al contacte i la vista de treball s’ordena automàticament.
Imaginem una petita empresa de manteniment. La Júlia parla amb en Pau, responsable d’un comerç, i acorden revisar la climatització abans de l’estiu. En comptes de confiar en la memòria o d’obrir una nota dispersa, pot marcar la seva targeta amb una etiqueta clara: revisio-estiu. Quan s’acosti la temporada, només haurà d’obrir la llista corresponent.
Parteix d’una idea senzilla: una etiqueta és una paraula breu, escrita sempre igual, que serveix per classificar. Convindria evitar formes semblants com estiu, revisió estiu i revisions-estiu, perquè l’ordinador les interpreta com textos diferents. Tria una fórmula i conserva-la.
Per preparar-ho al Mac:
- Obre l’app Contactes.
- Cerca una persona que vulguis incloure en el seguiment i fes clic a la seva targeta.
- Prem Edita.
- Localitza el camp Nota. Si no el veus, afegeix-lo des del botó amb el signe més que apareix mentre edites la targeta.
- Escriu-hi l’etiqueta, per exemple:
revisio-estiu. Pots afegir una frase útil al costat:revisio-estiu — trucar a finals d’abril. - Prem Fet per desar el canvi.
- A la barra de menús, tria Arxiu > Nova llista intel·ligent.
- Escriu un nom, com ara Revisions d’estiu.
- Defineix la condició perquè el camp Nota contingui el text
revisio-estiu. - Confirma amb D’acord.
A partir d’aquí, cada targeta que contingui aquesta etiqueta apareixerà dins de la llista. Si en Pau ja ha renovat el servei o el seguiment deixa de tenir sentit, edita la seva nota i elimina revisio-estiu: desapareixerà de la llista sense que calgui esborrar-lo dels contactes.
Aquest detall evita una confusió habitual. La llista intel·ligent no crea una còpia de les persones ni modifica les seves dades per si sola; simplement mostra les targetes que compleixen el criteri que has establert. També pot reunir contactes de diversos comptes configurats a Contactes, fet útil si combines iCloud amb un compte professional. Apple indica que aquestes llistes poden basar-se en criteris i s’actualitzen automàticament quan el contingut de la targeta canvia.
Petit repte final: crea avui una llista intel·ligent amb una sola etiqueta que et resolgui una feina repetitiva: pressupost-pendent, proveidor, familia o formacio. Afegeix-hi tres contactes reals. D’aquí a una setmana, comprova si l’has consultada més de pressa que no hauries trobat aquelles mateixes persones cercant-les una a una.
Per saber-ne més
Crear i modificar llistes intel·ligents a l’app Contactes del Mac