Aparta automàticament els missatges que consultes, però que no necessiten la teva atenció immediata
Cada matí la safata d’entrada d’Outlook barreja assumptes que requereixen resposta amb altres correus que simplement cal conservar: factures automàtiques, resums d’activitat, avisos d’una plataforma o butlletins interns. El problema no sol ser un sol missatge. És el petit gest repetit de llegir-lo, decidir que ja el miraràs després i moure’l manualment. Al cap d’unes setmanes, la safata sembla plena encara que la feina important estigui controlada.
Una regla d’Outlook és una instrucció automàtica: quan arriba un correu que compleix una condició, Outlook executa una acció. Per exemple, pot moure tots els missatges d’un remitent concret a una carpeta. La safata d’entrada és la carpeta principal on aterren els correus nous; una carpeta específica, en canvi, conserva a mà allò que pots revisar en un moment tranquil.
Imaginem la Laia. Cada dia rep un informe automàtic de la seva eina de còpies de seguretat. Li convé guardar-lo, però només l’obre quan hi ha una incidència. Amb una regla, aquests informes deixen d’interrompre la lectura dels correus de clients.
-
Tria un correu repetitiu i previsible. Obre Outlook al web o el nou Outlook per a Windows. Busca un missatge que arribi sempre del mateix remitent i que no exigeixi una resposta immediata, com ara
avisos@empresa-proveidora.com. Comença amb un cas clar. Les regles massa àmplies poden amagar correus que sí que reclamen atenció. -
Crea una carpeta per a aquell tipus de missatge. A la columna esquerra, on veus les carpetes, fes clic amb el botó dret a la safata d’entrada i selecciona l’opció per crear una carpeta nova. Anomena-la amb una paraula concreta, com ara “Informes de còpia” o “Factures”. Un bon nom permet entendre què hi trobaràs sense haver d’obrir-la.
-
Obre la creació de la regla. Torna al correu d’exemple, fes-hi clic amb el botó dret i selecciona Regles i després Crea una regla. Outlook ja identifica el remitent del missatge. Aquesta és la condició: “si arriba un correu d’aquesta adreça”.
-
Indica l’acció que ha d’executar Outlook. Selecciona la carpeta que acabes de crear com a destinació i confirma l’operació. A partir d’aquell moment, els correus nous d’aquell remitent hi entraran automàticament. Outlook també pot aplicar la regla als missatges que ja tens a la safata, si marques l’opció corresponent.
-
Revisa el resultat durant una setmana. Obre la carpeta nova un cop al dia o en la franja que et vagi bé. Si hi apareix algun correu que preferiries veure a primera vista, edita o elimina la regla des de Configuració > Correu > Regles. Una regla útil simplifica; una regla massa ambiciosa desplaça el problema a un altre racó.
Aquesta funció està disponible a l’Outlook nou i a Outlook al web amb comptes de Microsoft 365. En el nou Outlook per a Windows, les regles no gestionen comptes externs com Gmail, Yahoo o iCloud; en aquests casos cal configurar el filtratge al servei de correu corresponent. (support.microsoft.com)
Petit repte: abans d’acabar l’esmorzar, crea una sola regla per a un correu que reps sovint i que gairebé mai no requereix resposta. Demà, comprova si la safata d’entrada et deixa veure amb més claredat què necessita realment la teva atenció.
Per saber-ne més
Consulta la documentació oficial de Microsoft sobre les regles d’Outlook.